PORTUGUÊS: Como escrever um e-mail corretamente em seis passos

Prezado leitor, hoje vou falar sobre um assunto que, em princípio, pode parecer bobo: como escrever um e-mail corretamente. Sabemos que uma comunicação feita de forma correta pode ser fundamental para abrir portas, sejam elas pessoais ou profissionais. Escrever de forma adequada é obrigação. É uma maneira de expressar, claramente, suas intenções.

Se você anda com problemas ao escrever e-mails no trabalho ou para a família, aqui estão seis passos que vão ajudar na hora de mandar aquela mensagem importante, sem ser mal entendido. Lembre-se de que, além de seguir as dicas abaixo, é muito importante que você domine a língua portuguesa e, principalmente quando for um e-mail no ambiente de trabalho, não usar abreviaturas comuns na internet como “vc”, “pq” e afins.

Então, vamos às dicas!

  1. Escreve e-mails curtos

Deixe seu e-mail tão curto quanto for possível. Escrever um e-mail longo é o caminho pra que duas coisas aconteçam:

  • Você nunca receba uma resposta, pois seu e-mail nunca será lido.
  • A rapidez com que digitamos faz com que seja fácil demais escrever uma longa e cansativa mensagem para outra pessoa. Se você tivesse que escrever e-mails à mão, seria muito mais sucinto. Reduza seu e-mail para o que for essencial. Claro, isso é mais difícil do que você pensa; uma vez Abraham Lincoln disse:

Eu não tive tempo para escrever uma carta mais curta, ao invés disso eu escrevi uma longa.

  1. Limite o e-mail a apenas um assunto

Nunca escreva um e-mail que fale sobre vários assuntos. Se você quer uma resposta, você tem que fazer com que essa seja uma tarefa fácil para a outra pessoa — a melhor maneira de fazer isso é não sobrecarregá-la com um monte de coisas.

Se você tiver vários assuntos não relacionados para falar, a melhor maneira é enviar vários e-mails separados.

  1. Escreve e-mails claros

É muito fácil de interpretar e-mails do jeito errado. Por isso, tenha certeza de que seu e-mail é tão claro, direto e fácil de entender quanto possível. Isso significa, como eu falei no início do artigo, evitar abreviações, tomar cuidado com a gramática e usar vírgulas do jeito certo. Isso pode parecer chato, mas tomar cuidado com esses detalhes pode fazer grande diferença (ainda mais se você estiver escrevendo para seu chefe!).

A parte mais difícil é ter certeza de que você está explicando exatamente o que você pensa. É muito fácil esquecer de que o conhecimento que você tem não é o mesmo que a outra pessoa tem. Antes de escrever o e-mail, coloque-se no lugar do outro — pense sobre a melhor forma de explicar aquilo para alguém que não está tão familiarizado com aquele assunto quanto você.

Quando responder um e-mail, mantenha o texto original ao qual você está respondendo, isso ajuda a tornar as coisas claras.

  1. Informe exatamente o que você quer

Se você quer que algo seja feito, peça. Termine cada e-mail como se fosse o item de uma lista que você precisa. Não force a outra pessoa a ficar procurando no meio dos seus parágrafos sobre as coisas que ela deve fazer. Um exemplo, você escreve o e-mail, e no final diz:

Resumindo, eu preciso disso:

  • Arrume as gavetas do escritório
  • Ligue para o serviço de limpeza
  1. Escreva o assunto só depois de terminar o e-mail

O assunto costuma ser uma parte negligenciada nos e-mails. Geralmente é a primeira coisa que você escreve, antes mesmo de você saber exatamente sobre o que falará a mensagem. É por isso que geralmente os assuntos são vagos ou inúteis, como “Oi” ou “Bom dia!”.

Escreva a mensagem para saber exatamente do que se trata, só então volte lá em cima e escreva o assunto do e-mail.

  1. O(s) destinatário(s) é a última coisa que você deve escrever

Ao esperar até o último momento para escrever o destinatário você se previne do embaraço de enviar um e-mail pela metade ou de falar coisas que não deve para pessoas que não deve. Isso é importante especialmente quando há algum tipo de reclamação no corpo da sua mensagem.

Exemplo de e-mail mal escrito:

Assunto: Ei!

Lembra daquilo que falamos outro dia?  Eu preciso saber mais coisas pra fazer aquilo, o que você acha do novo lugar?

Esse é um e-mail terrível. O assunto não dá indicação sobre o que está escrito. A mensagem assume que a outra pessoa lembra o que foi conversado anteriormente, combina dois tópicos diferentes e ainda termina com uma pergunta mal feita.

Exemplo de e-mail bem escrito:

Vamos ver uma forma de melhorar essa mensagem, tornando-a clara, precisa e informativa.

Assunto: Re: Novo local para o seminário – sobre o que falamos ontem sobre a mudança do lugar para o seminário de 30 de agosto.

Você poderia dizer-me, por favor:

  • O nome e o endereço do novo local
  • Você acha que o espaço é adequado para 500 pessoas?

Esse está muito melhor. O assunto lembra a outra pessoa sobre o que foi falado e a mensagem diz exatamente o que precisa, de forma clara e direta.

Quero frisar novamente a importância disso tudo num ambiente de trabalho ou ainda quando você está na universidade e está se comunicando com colegas ou professores.

Abraços e até a próxima semana.

Fonte: Dicas do professor André Augusto Gazola

CLIQUE AQUI E LEIA OUTROS ARTIGOS DA COLUNA “PORTUGUÊS”

Comentários

Celso Charneca Leopoldino é graduado em Comunicação Social com habilitação em Jornalismo, pós-graduação em Marketing para Executivos e MBA em Gestão Socioambiental. Fez vários cursos nas áreas de gestão social e de gestão de comunicação estratégica. Possui mais de 35 anos de experiência em comunicação empresarial, gestão social, relações com comunidades e relações institucionais.